4. Kommunisere retningslinjene
Fjerde steg for å opptre i henhold til åpenhetsloven er å kommunisere retningslinjene og oppfølgingen av dem, til alle som ber om informasjon. Dette kan gjøres på flere måter. Bedriften må som et minimum:
a) Offentliggjøre informasjon om arbeidet med åpenhetsloven på sine nettsider og i tillegg ha en henvisning i årsberetningen om hvor redegjørelsen er tilgjengelig
Bedriften kan:
Oversette til lokalt språk hvis det kan bidra til bedre ivaretagelse
b) Oppdatere redegjørelsen innen 30. juni hvert år, og forøvrig ved vesentlige endringer i retningslinjene
c) Signere redegjørelsen ved samtlige styremedlemmer og daglig leder
d) Svare på skriftlige henvendelser fra enhver om hvordan bedriften håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
Bedriften kan gjøre dette på flere måter. Vi foreslår:
Bedriften oppretter en e-postadresse lett tilgjengelig på sin nettside, som alle henvendelser om åpenhetsloven kan sendes til;
Bedriften utpeker en person som besvarer spørsmål til faste tidspunkter hver uke. Vedkommende må samtidig følge opp forespørsler i eventuelle andre medier;
Ved gjentagende spørsmål produserer bedriften spørsmål/svar som legges ut på nettsiden.
